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Coronavirus
Home oder Office, Otto Group?

Dem Firmencampus hält die Otto Group weiter die Treue, aber jeder Mitarbeiter kann frei entscheiden, wo er seine Aufgaben wahrnimmt. "Activity based working" nennt Otto Group das Konzept. Teil 1 der neuen W&V Serie.

Text: W&V Redaktion

10. August 2020

Die Firmenzentrale der Otto Group in Hamburg.
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Die Tendenz ist eindeutig: zum New Normal gehört das mobile Arbeiten ganz selbstverständlich dazu. Diese Erkenntnis hat sich auch in Branchen durchgesetzt, die bisher sehr zögerlich waren. Die deutschen Unternehmen peilen einen Homeoffice-Anteil zwischen 40 und 50 Prozent an, so die jüngsten Ergebnisse des ZEW (Leibniz-Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung).

In den USA sind vor allem die Tech-Konzerne fest entschlossen, das Homeoffice weiter zu forcieren, während Firmen wie L'Oréal eine gegenteilige Linie fahren - zum Leidwesen ihrer Angestellten. 

W&V fragt in seiner neuen Serie "Home oder Office?", welche Erfahrungen Unternehmen in Deutschland gemacht haben und wie sie sich fürs New Normal rüsten.

Wie hat sich der Anteil der Mitarbeiter im Homeoffice seit Beginn der Coronakrise geändert? 

Mobiles Arbeiten ist bei Otto nicht erst seit Beginn der Coronakrise ein fester Bestandteil der Unternehmenskultur und des Arbeitsalltags vieler Kolleg*innen. Bereits in den letzten Jahren hat eine stetig steigende Anzahl unserer Mitarbeitenden davon Gebrauch gemacht, im Sinne eines "activity based working" frei zu entscheiden, wann sie im Office arbeiten und wann andernorts. 

Nichtsdestotrotz ist der Anteil der Mitarbeitenden, die mobil arbeiten, auch bei Otto in der Coronakrise partiell auf ein historisches Hoch angewachsen – auf teils weit über 90 Prozent. Lediglich einige wenige Mitarbeitende, die für den Betrieb unabkömmlich sind, waren unter strengen Auflagen und umfangreichen Schutzmaßnahmen während des Campus-Lockdowns vor Ort. 

Wann planen Sie eine Rückkehr in die Büros/Fabriken? In welchem Umfang?

Unser im Rahmen der Coronakrise entwickeltes (Hygiene-)Konzept ermöglicht ab Mitte August bis zu 50 Prozent der Mitarbeiter*innen das Arbeiten am Otto-Campus, wobei wir auch dann auf Freiwilligkeit setzen. Sprich: Der Arbeitsort kann auch weiterhin frei gewählt werden. Wir sehen, dass unsere Mitarbeiter*innen in der aktuellen Situation sehr verantwortungsvoll handeln und genau prüfen, für welche Aufgaben eine Anwesenheit im Büro unbedingt notwendig ist. Nicht nur, um sich selbst zu schützen, sondern vor allem auch ihre Kolleg*innen. 

Verändern Sie jetzt die bisherigen Vereinbarungen zum Thema Homeoffice?

Nein. Mobiles Arbeiten ist bei Otto schon lange Normalzustand: Mitarbeiter*innen können flexibel entscheiden, wann und wo sie arbeiten möchten. Die technische Infrastruktur, die mobiles Arbeiten nicht nur ermöglicht, sondern auch vereinfacht, haben wir bei Otto vor mehr als zwei Jahren eingeführt. 

Wie sind Ihre Mitarbeiter fürs Homeoffice technisch gerüstet und müssen Sie da nachjustieren?

Otto arbeitet seit mehr als zwei Jahren mit einer ortsunabhängigen Cloud-Infrastruktur auf Basis von Microsoft 365. Zudem sind die Mitarbeitenden mit mobilen Devices ausgestattet. Insofern waren wir hier bereits vor der Coronakrise bestens für mobiles Arbeiten ausgestattet, obgleich wir natürlich auch künftig an einer fortlaufenden Optimierung unserer Systeme arbeiten.

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Welche Zwischenbilanz ziehen Sie beim Thema Homeoffice für Ihr Unternehmen? Wo hat es gut geklappt, wo lagen Schwierigkeiten?

Mobiles Arbeiten ist bei Otto nicht grundsätzlich neu gewesen, obwohl in unserem Unternehmen nie zuvor so viele Menschen langfristig von zuhause gearbeitet haben. Das hat naturgemäß insbesondere zu Beginn an ein paar Stellen für Unsicherheiten gesorgt. Insgesamt aber fällt unser Zwischenfazit hierzu ganz eindeutig mehrheitlich positiv aus. 

Von heute auf morgen waren fast alle 4.900 Kolleg*innen mobil tätig und dank unserer bereits vor einigen Jahren angelegten technischen Infrastruktur sofort arbeitsfähig. Das heißt, dass z.B. der Zugang zu allen Arbeitsdokumenten und Informationen von vornherein gegeben war und auch technische Kommunikationstools für das virtuelle Arbeiten bereits zur Verfügung standen. 

Positiv hervorzuheben sind verschiedene Maßnahmen, die während der Coronakrise binnen kürzester Zeit auf Veranlassung unseres Gesundheitsmanagements oder auch auf Initiative einzelner Kolleg*innen entstanden sind, etwa bewegte Mittagspausen, psychische Beratungsangebote oder auch einfach "virtuelle Kaffeeküchen" für den informellen Austausch. Über unsere TechUcation-Plattform konnten wir zudem Online-Fortbildungen realisieren. 

An welchen Stellen sehen Sie Verbesserungspotenzial?

Inhouse sehen wir uns für mobiles Arbeiten weiterhin sehr gut aufgestellt. Allerdings wünschen wir uns von der Politik, dass mobiles Arbeiten auch finanziell stärker unterstützt und gefördert wird. 

Was heißt das für Ihr Gebäudemanagement? Brauchen Sie mehr/weniger Raum? Oder anders gestaltete Flächen?

Wir sind der Überzeugung, dass zukünftig noch sehr viel stärker als bisher hybride Arbeitsmodelle zum Einsatz kommen werden, bei denen sich Mitarbeitende frei entscheiden können, an welchem Ort sie wann und für welche Aufgaben für uns tätig sind. Stichwort: "activity based working". Arbeit am Campus wird es also ebenso geben wir Arbeiten von zu Hause oder aus dem Café. 

Mobiles Arbeiten wird insbesondere für konzeptionelles, ruhiges, fokussiertes Arbeiten sowie für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie künftig noch stärker genutzt werden. Tätigkeiten mit emotionalen Inhalten sind unserer Auffassung nach allerdings auch weiterhin im physischen, kollaborativen Umfeld effizienter. Unser Otto-Campus in Hamburg ist deshalb auch künftig alles andere als obsolet. Im Gegenteil, ein Firmencampus wird als Ort der Kollaboration, des kreativen Austauschs und der Begegnung weiterhin einen ganz wesentlichen Anteil daran haben, ob und wie stark sich Mitarbeitende mit uns als Unternehmen identifizieren – oder eben auch nicht.

Gleichwohl überdenken wir aktuell z.B. beim Neubau unserer Firmenzentrale einige Punkte: Wofür wollen wir unsere zur Verfügung stehenden Arbeitsräume nutzen? Wie arbeiten wir zukünftig zusammen? Flexibel einsatzbare Kollaborationsflächen wie "Projektgaragen" und Meetingräume mit remotefähigen Arbeitsplätzen werden an Bedeutung gewinnen. 

Die neue W&V-Serie: Home oder Office? Hier sehen Sie alle bisher erschienen Teile:

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Autor: Annette Mattgey

Seit 2000 im Verlag, ist Annette Mattgey (fast) nichts fremd aus der Marketing- und Online-Ecke. Für Markengeschichten, Kampagnen und Karriere-Themen hat sie ein besonderes Faible. Aus Bayern, obwohl sie "e bisi anners babbelt". 

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