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Coronakrise
Home oder Office, Trusted Shops?

Trusted Shops, bekannt für das gleichnamige Siegel, bereitet sich gemeinschaftliches auf das neue Miteinander vor. Dazu zählen auch neue Regeln für möglichst flexibles Arbeiten zwischen Homeoffice und Büro.

Text: W&V Redaktion

28. August 2020

Trusted Shops in Köln.
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W&V fragt in seiner neuen Serie "Home oder Office?", welche Erfahrungen Unternehmen in den vergangenen Monaten gemacht haben und wie sie sich fürs New Normal rüsten.

Wer online shoppt, kennt das Siegel Trusted Shops. Die Firma, die dahintersteckt, hat ihren Sitz in Köln sowie Standorte in anderen europäischen Städten. Für Riccardo Greco, Head of HR bei Trusted Shops, wird es kein "Zurück" in die Zeiten vor Corona mehr geben. Alle Prozesse, die bisher nur persönlich möglich schienen, wie etwa das Onboarding, müssen neu gedacht werden.

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Wie hat sich der Anteil der Mitarbeiter im Homeoffice seit Beginn der Coronakrise geändert?

Zu Beginn der Krise im März haben wir alle unsere Mitarbeiter*innen ins Homeoffice geschickt, um die Ansteckungsgefahr zu reduzieren. Neu war ortsflexibles Arbeiten zu dem Zeitpunkt für uns nicht. Denn schon länger arbeiten wir daran, remote work als Teil unserer Unternehmenskultur zu stärken und zu verankern, um unseren Mitarbeitern*innen mehr Flexibilität und Gestaltungsmöglichkeiten in der Erreichung der Unternehmensziele zu ermöglichen.

Da die Pandemie nach wie vor Teil unseres Alltags ist, empfehlen wir nach wie vor, maximal viel Zeit im Homeoffice zu arbeiten, was derzeit von ca. 85 Prozent der Mitarbeiter*innen genutzt wird. Unter Einhaltung der vorgeschriebenen Hygiene- und Abstandsregelungen gibt es jedoch auch die Möglichkeit, das Office zu nutzen.

Wann planen Sie eine Rückkehr in die Büros? In welchem Umfang?

Ein "Zurück" in die Arbeitsbedingungen vor Corona wird es für uns nicht geben. Wir nutzen diese schwierigen Zeiten im Leben mit Corona, um eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die jedem ermöglicht frei zu wählen, von wo aus er oder sie arbeitet. Dementsprechend gibt es keine geplante Rückkehr, sondern eine gemeinschaftliche Entwicklung in ein neues Miteinander. Wie viele dann ins Büro zurückkehren wollen, kann ich heute nicht einschätzen.

Verändern Sie jetzt die bisherigen Vereinbarungen zum Thema Homeoffice?

Ja, daran arbeiten wir derzeit. Durch die auch zukünftig verstärkte Nutzung von remote work häufen sich erwartungsgemäß die Fragen seitens der Mitarbeiter*innen hinsichtlich der Leitplanken und Rahmenbedingungen der Vereinbarung. Diese verarbeiten wir gerade in eine auf Einfachheit und Verständnis ausgerichtete Vereinbarung, welche wir möglichst allen, auch den Mitarbeitern*innen in unseren ausländischen Gesellschaften, zeitnah zur Verfügung stellen wollen.

Wie sind Ihre Mitarbeiter fürs Homeoffice technisch gerüstet?

Wir haben eine interne digitale Infrastruktur, die unsere Mitarbeiter für die tägliche Arbeit von Zuhause aus gut rüstet. Dazu haben wir Laptops ausgegeben und die Angestellten im Umgang mit allen nötigen Programmen geschult. Somit haben wir gewährleistet, dass jeder im ersten Schritt aus dem Homeoffice problemlos arbeiten und v.a. kommunizieren kann. Nachjustierungen wird es natürlich geben. Eine interne Arbeitsgruppe hat zum Auftrag regelmäßig Feedback im Unternehmen einzuholen und, basierend darauf, Verbesserungsvorschläge zu entwickeln.

Welche Zwischenbilanz ziehen Sie beim Thema Homeoffice für Ihr Unternehmen? Wo hat es gut geklappt, wo lagen Schwierigkeiten?

Wir merken, dass unsere Mitarbeiter die neue Flexibilität und die individuellen Anpassungen sehr zu schätzen wissen. Wir schaffen durch das hybride Arbeiten neue Freiheiten und können unsere Prozesse flexibler gestalten. Das ermöglicht effizienteres Arbeiten und zahlt sich durch gute Ergebnisse aus. Was natürlich wegen der Abstands- und Hygieneregeln wegfällt, ist zum Beispiel der Plausch mit Teamkollegen an der Kaffeemaschine und damit ein wichtiger Aspekt unserer Unternehmenskultur.

Wir möchten aber nicht, dass das Teamgefühl verloren geht. Um die Zusammenarbeit zu erleichtern und den Informationsaustausch zu sichern, testen wir neue interne Formate wie z.B. den e-Pub. Dort treffen sich die Mitarbeiter zum Beispiel am Freitagnachmittag virtuell und trinken später zusammen ein Feierabendbier. Zudem haben wir einen Trustee-Newsletter eingeführt, über welchen wir nun die Geschäftsführung regelmäßig zu wichtigen Entwicklungen informiert.

Natürlich gab es zu Beginn Schwierigkeiten, denn wir haben innerhalb weniger Tage 600 Mitarbeiter*innen in Köln, Barcelona, Amsterdam, Warschau und Lille ins Homeoffice geschickt. Zum einen gab in vielen Fällen große persönliche Belastungen im Umgang mit der "erzwungenen" coronabedingten Vereinbarkeit von Beruf und Familie ohne die Unterstützung von Schulen und Kitas. Hier haben wir mit sehr viel individuellen Lösungen versucht zu unterstützen. Und natürlich ist die digitale Transformation von internen Prozessen wie z.B. dem Onboarding neuer Mitarbeiter nach wie vor in vollem Gange. Alle Formate, die man sich zuvor nur im persönlichen Kontakt vorstellen konnte ,müssen neu gedacht und ausgestaltet werden.

An welchen Stellen sehen Sie Verbesserungspotenzial?

Für uns besteht die allgemeine Herausforderung darin, den Mitarbeitern nicht das Gefühl zu geben, sie im Homeoffice mit möglichen Sorgen oder Ängsten alleine zu lassen. Die Kunst ist es, die Bedürfnisse aller Mitarbeiter auch dann stets im Blick zu behalten, wenn sie nicht vor Ort sind. Das setzt eine transparente und konstante Kommunikation, aber auch viel Empathie und Soft Skills bei unserem Führungspersonal voraus. Die Einführung von Tipps, Strategien und Tools für ein erfolgreiches Remote Leadership wird in den nächsten Monaten ein besonderes Augenmerk bekommen.

Was heißt das für Ihr Gebäudemanagement? Brauchen Sie mehr/weniger Raum? Oder anders gestaltete Flächen?

Nach wie vor brauchen wir Räume, wo wir gemeinsam Projekte besprechen oder Konferenzen abhalten können. Zudem möchten wir unseren Mitarbeitern weiterhin anbieten, auch im Büro zu arbeiten. Weil wir darüber hinaus ständig wachsen, brauchen wir entsprechenden Raum in unseren Büros.

Für die Zukunft müssen uns verstärkt mit der Verschmelzung von virtuellen und physischen Räumen machen. Wir und andere Unternehmen haben die Herausforderung, hybride Arbeitssituationen im Alltag zusammenzuführen. Dabei sind einige Mitarbeiter vor Ort, andere arbeiten mobil oder sind im Homeoffice. Wo einst Corona die IT-Abteilungen gefordert hat, wird sicher jetzt das Office-Management und die Organisation stärker in den Fokus rücken.

Welche Initiativen zur psychischen Gesundheit oder zur Beratung in schwierigen Lebenssituationen bieten Sie an?

Wir haben den sogenannten Health Pass, ein Präventionsprogramm, das sowohl die körperliche als auch die psychische Gesundheit durch Sport, persönliche Gespräche und Beratungsformate fördert. In Zeiten von Corona finden die Kurse auch weiterhin online statt.

Daneben steht ein Team aus fünf HR-Business Partnern den Mitarbeitern zu Seite, deren Aufgabe u.a. darin besteht, Unterstützung und Beratung auch hinsichtlich solcher Themen zu leisten. Last but not least haben wir auch zwei vom Unternehmen gewählte Vertauenspersonen, mit welchem man diese Themen teilen kann. 

Die neue W&V-Serie: Home oder Office? Hier sehen Sie alle bisher erschienen Teile:

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Autor: Annette Mattgey

Seit 2000 im Verlag, ist Annette Mattgey (fast) nichts fremd aus der Marketing- und Online-Ecke. Für Markengeschichten, Kampagnen und Karriere-Themen hat sie ein besonderes Faible. Aus Bayern, obwohl sie "e bisi anners babbelt". 

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