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Wichtiges EuGH-Urteil
Urlaub mit Verfallsdatum? Ab sofort nicht mehr.

Wer ist dafür verantwortlich, dass der Jahresurlaub auch tatsächlich genommen wird? Ein aktuelles EuGH-Urteil stellt die bisherige Praxis auf den Kopf. Das müssen Sie jetzt dazu wissen.

Text: W&V Redaktion

2. Januar 2019

Entspannt bleiben, damit es erst gar nicht zum Streit um den Jahresurlaub kommt.
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Ob Urlaub aus dem vergangenen Jahr noch im Folgejahr genommen werden kann, ist ein häufiger Streitpunkt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. 

Vielfach herrscht der Irrglaube, dass Urlaub aus dem Vorjahr immer bis zum 31. März des nächsten Jahres genommen werden kann und erst dann verfällt. Im Arbeitsvertrag lässt sich zwar eine solche Vereinbarung treffen. Das Bundesurlaubsgesetz ist jedoch wesentlich strenger. Die Übertragung von Urlaub in das Folgejahr soll nach dem Gesetz die Ausnahme und nicht die Regel darstellen.

So lief es bisher:

Urlaub kann im Wesentlichen nur dann bis zum 31.03. des Folgejahres genommen werden, wenn er aus betrieblichen Gründen oder aus Gründen in der Person des Arbeitnehmers – beispielsweise wegen Krankheit – im abgelaufenen Kalenderjahr nicht vollständig verbraucht worden ist. Liegt ein solcher Ausnahmefall nicht vor, herrschte in der Praxis bislang die Auffassung, dass Resturlaub ersatzlos am 31. Dezember des Jahres verfällt, wenn der Arbeitnehmer seinen Urlaub nicht in Anspruch genommen hat.

Das sagt der EuGH dazu: 

Der Europäische Gerichtshof hat dieses System jedoch in zwei Entscheidungen vom 06.11.2018  (Az.: C-619/16 und C-684/16) auf den Kopf gestellt. Arbeitgeber sollten diese Entscheidungen kennen, weil sie Auswirkungen auf die betriebliche Praxis haben.

Im Grundsatz hat der EuGH entschieden, dass Urlaub nicht vom Arbeitnehmer in Anspruch genommen werden muss. Vielmehr sei Urlaub von Seiten des Arbeitgebers aktiv zu gewähren. Das Gericht hat insbesondere festgestellt, dass nicht genommener Urlaub nicht automatisch mit Ablauf des Kalenderjahres ersatzlos verfallen darf.

Nach Auffassung des EuGH verfällt Urlaub nur dann am Jahresende, wenn der Arbeitnehmer freiwillig und in Kenntnis des drohenden Anspruchsverlusts auf seinen Urlaub verzichtet hat, nachdem er von Seiten seines Arbeitgebers tatsächlich in die Lage versetzt worden ist, rechtzeitig Urlaub zu nehmen. Der Arbeitgeber habe zu beweisen, dass diese Voraussetzungen erfüllt sind.

Vorsicht: Hier gilt die neue Regelung nicht

Die Rechtsprechung des EuGH gilt allerdings ausschließlich für den gesetzlichen Mindestjahresurlaubsanspruch von vier Wochen. Für darüber hinausgehende Urlaubsansprüche besteht Vertragsfreiheit. Die Parteien können daher abweichende Regelungen treffen  und beispielsweise festlegen, dass der über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgehende Urlaub in jedem Fall am 31. Dezember des Jahres ersatzlos verfällt.

Was bedeutet das für die Praxis?

Grundsätzlich sollte es ohnehin sowohl im Interesse des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers sein, dass der Urlaub im laufenden Jahr genommen wird.

Um eine unerwünschte Übertragung von Urlaub auf das Folgejahr zu vermeiden, müssen Arbeitgeber angesichts der Entscheidung des EuGH künftig aktiv darauf hinwirken, dass die Arbeitnehmer ihren Urlaub vollständig im laufenden Jahr nehmen. Laut EuGH ist der Arbeitgeber verpflichtet, seine Arbeitnehmer konkret und erforderlichenfalls förmlich dazu auffordern, Urlaub zu nehmen. Weiterhin wird von Arbeitgebern gefordert, dass sie rechtzeitig und eindeutig darauf hinweisen, dass Urlaubsansprüche verfallen, wenn sie nicht bis zum Jahresende genommen werden.

3 Tipps für die Urlaubsorganisation

1. Arbeitsverträge ändern

Deswegen ist es angezeigt, die Urlaubsregelungen in Arbeitsverträgen anzupassen, indem dort noch deutlicher hervorgehoben wird, dass Arbeitnehmer ihren Urlaub vollständig im Kalenderjahr nehmen sollen. Außerdem sollte ein klarer und unmissverständlicher Hinweis enthalten sein, dass Urlaub am Jahresende ersatzlos verfällt, der von Arbeitnehmern bis zum Jahresende nicht genommen wurde, obwohl dies möglich gewesen wäre.

2. Ampel einrichten

Eine weitere Empfehlung: Unternehmen sollten ein Ampelsystem einführen, welches dazu führt, dass die Arbeitnehmer rechtzeitig im laufenden Jahr darauf hingewiesen werden, dass ihnen noch Urlaubsansprüche zustehen, dass der Urlaub bis zum Jahresende genommen werden soll und dass ein Anspruchsverlust droht, wenn Arbeitnehmer ihren Urlaub freiwillig nicht bis zum Jahresende nehmen sollten.

3. Nach den Sommerferien das Restjahr planen

Wann ein solcher Hinweis im laufenden Kalenderjahr erfolgen sollte, richtet sich nach den individuellen betrieblichen Gegebenheiten. Insbesondere Betriebe, die regelmäßig einen sehr hohen Arbeitsanfall vor dem Jahresende zu verzeichnen haben, sollten frühzeitig aktiv werden. Es bietet sich an, erstmalig entsprechende Hinweise an Arbeitnehmer zu richten, sobald die Zeit des Sommerurlaubs abgelaufen ist. Denn je mehr Zeit verbleibt, um den Urlaub zu nehmen, desto konfliktfreier dürfte die Urlaubsplanung zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern umzusetzen sein.

Welche Anforderungen an die Hinweispflichten von Arbeitgebern in diesem Zusammenhang genau zu stellen sind, wird erst die arbeitsgerichtliche Rechtsprechung in den kommenden Jahren zeigen.

In Anbetracht der Tatsache, dass Urlaubsansprüche für Arbeitnehmer wichtig sind, sollten Arbeitgeber vor dem Hintergrund der Entscheidung des EuGH tätig werden und für klare und transparente Regeln im Betrieb sorgen. Der Streit um Urlaubsansprüche belastet Arbeitsverhältnisse viel zu häufig und sollte vermieden werden.

Autor:  Steffen Görres, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht

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